Контрагенти — це покупці, замовники, постачальники і виконавці, а також інші особи, з якими ведеться бізнес і проводяться господарські операції. Кожен партнер, з яким укладається договір, або угода, вважається контрагентом.

Створити нового контрагента можна в довіднику Контрагенти в розділах Придбання, Продажі, Запаси, Бухгалтерія — за допомогою кнопки «+ Новий контрагент». Або в документах вказаних розділів через рядки «Постачальник», «Покупець», «Платник», «Одержувач».

Контрагента можна імпортувати із вбудованого довідника за допомогою коду ЄДРПОУ. Для цього у рядок «Завантаження даних з ЄДРПОУ за кодом» вводимо код, натискаємо «Шукати» і підтверджуємо завантаження даних контрагента. Після цього головні дані про партнера будуть автоматично завантажені.

Контрагенти класифікуються за організаційно-правовою формою: юридичні особи, фізичні особи-підприємці, фізичні особи, нерезиденти України, інші (будь-які особи, яких не можливо ідентифікувати, і можуть бути лише «покупцем»). Відповідно до цієї класифікації, створюючи нового контрагента, заповнюються властиві йому обов’язкові поля.

Створення юридичної особи

Вкажіть скорочену та довгу назву контрагента. В закладці «Коди» вкажіть код ЄДРПОУ та систему оподаткування (надалі ця інформація буде відображатись в друкованих формах документів). Якщо компанія має статус платника ПДВ, вкажіть номер платника ПДВ. В закладці «Контакти» вкажіть контактну особу, номер телефону, адресу.

В закладці «Рахунки» вкажіть банківські рахунки контрагента. Під час введення номеру банківського рахунку за форматом IBAN, банк контрагента буде автоматично визначено програмою БукКіпер. Також ви можете позначити рахунок як Основний - тоді він автоматично підтягуватиметься в платіжні інструкції.

Якщо у вас налаштована інтеграція по АРІ з ЕДО, якою користується цей контрагент, для прискореної ідентифікації цього контрагента в системі ЕДО, в налаштуваннях контрагента, в закладці ЕДО, ви можете вказати відповідну інформацію.

Для цього натисніть кнопку «Додати». Оберіть потрібний тип інтеграції та в поле «EMail» впишіть адресу електронної пошти, під якою ваш контрагент зареєстрований в ЕДО. Збережіть зміни та закрийте. Код ЄДРПОУ (РНОКПП) контрагента для документообігу буде отримано з основних властивостей контрагента. Налашування контрагента завершено.

В закладці «Інше» контрагенту можна призначити одну або одночасно декілька ролей в обліку: Постачальник, Покупець, Державний орган, Банк. Контрагенти за цією ознакою сортуватимуться в загальному списку у відповідні групи. Також тут можна вказати ПІБ Підписанта, його посаду. В подальшому ця інформація відображатиметься на друкованих Актах та Накладних, створених з цим контрагентом. Також, якщо в картці контрагента ви вкажете місто - воно буде автоматично проставлятися в друкованих формах Актів.

Створення фізичної особи-підприємця

Оберіть організаційно-правову форму «Фізична особа-підприємець» і вкажіть ПІБ, паспортні дані контрагента. В закладці «Коди» введіть ІПН та визначить у контрагента статус платника ПДВ. Також вкажіть та номер спрощеної групи оподаткування (надалі ця інформація буде відображатись в друкованих формах документів). Внесення інформації до наступних закладок відбувається аналогічно до попереднього прикладу.

Створення фізичної особи

Заповніть ПІБ контрагента та його паспортні дані. В картці фізичної особи є ознака «Військовослужбовець». При встановленні такої ознаки суми за операціями Надання благодійної допомоги, нецільової фіндопомоги та допомоги членам профспілки в 4ДФ відображаються за кодом доходів «205» та без оподаткування в межах мінімальних неоподаткованих сум.

В закладці «Коди» вкажіть ІПН контрагента. Якщо у фізичної особи немає ІПН, можна ввести серію та номер його паспорту, — містить 2 великі букви та 6 цифр.

Якщо ви створюєте фізичну особо - самозайняту особу, в рядку «Система оподаткування» вкажіть це значення. В наступному нараховані доходи (за Актом та Прибутковою накладною) за такими особами відображатимуться в Додатку 4ДФ з кодом ознаки доходів 157.

В закладці «Контакти» вкажіть номер телефону та фактичну адресу. За наявності у фізичної особи рахунку в банку, вкажіть цю інформацію в закладці «Рахунки». В закладці «Інше» — визначить роль контрагента: Покупець, або Постачальник. Також тут можна вказати ПІБ Підписанта, його посаду та місто. В подальшому ця інформація відображатиметься на друкованих Актах та Накладних, створених з цим котрагентом.

Створення Нерезидента України

Заповніть країну, в якій зареєстрований нерезидент, його назву (допускається без перекладу на державну мову).

В закладці «Коди» вкажіть код нерезидента України в країні його реєстрації. В закладці «Контакти» — телефон, адресу, контактну особу. В закладці «Рахунки» — банківський рахунок. Визначить його роль в закладці «Інше». Також тут можна вказати ПІБ Підписанта, його посаду та місто. В подальшому ця інформація відображатиметься на друкованих Актах та Накладних, створених з цим котрагентом.

В довіднику Контрагенти можна переглянути базу контрагентів. Натиснувши на контрагента можна перейти в режим діалогу та провести операції, документи, створити договори, сформувати звіти.

Зверніть увагу, існуючу базу контрагентів можна завантажити в онлайн бухгалтерію БукКіпер Excel-файлом. Для цього в довіднику «Контрагенти» натисніть на кнопку, що розміщена біля функції «+ Новий контрагент».

В залежності від того, який тип контрагентів ви завантажуєте, оберіть: «Імпортувати з файлу» (для юриличних осіб резидентів України), «Імпортувати нерезидентів» або «Імпортувати фізосіб» відповідно, і перейдіть до вікна, куди завантажується файл з існуючою базою. Підтримуються тільки формати файлу xlxs (Exsel 2007 та вище). Там же ви можете зберегти на свій комп’ютер зразок Exsel файлу, в якому порядку розмістити інформацію щодо існуючих контрагентів. Пошук контрагентів виконується по коду (для юридичних осіб — ЄДРПОУ, для фізичних осіб — ІПН (або серія та номер паспорту).

Зверніть увагу! Excel не відображає «0», з яких можуть початися ЄДРПОУ (ІПН). Ці коди в таблиці Excel доповніть цифрами «0» зліва так, щоб числове значення ЄДРПОУ містило 8 знаків. Наприклад, «00415487».