Підприємства та ФОП, які укладають з фізичними особами трудові, або цивільно-правові відносини, мають статус податкового агента та нараховують доходи фізичним особам, зобов’язані за такий період складати Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і утриманого з них податку (Форма № 1ДФ).
Звіт подають до контролюючих органів: юридичні особи – за місцезнаходженням, ФОП – за податковою адресою (за місцем проживання). Звітним періодом вважається квартал, а термін подання – 40 днів, що настають після закінчення податкового періоду.
Щоб скласти Звіт за формою № 1ДФ в програмі для бухгалтерського обліку БукКіпер перейдіть в розділ Звітність, оберіть цей звіт, вкажіть період і натисніть на синю кнопку «Обрати». У звіті натисніть на кнопку «заповнити». Після цього програма для обліку BookKeeper заповнить рядки звіту інформацією про фізичних осіб та суми ПДФО та ВЗ.
Вкажіть вид звіту:
У полі «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» вказується кількість осіб, які у звітному періоді працювали за трудовими договорами (в тому числі зовнішніх сумісників). Якщо протягом періоду кількість осіб змінювалася, вказується максимальна чисельність робітників. Якщо у вашій фірмі присутні працівники, які у звітному періоді знаходилися у відпустці у зв’язку з пологами та догляду за дитиною до трьох років, їх чисельність у цей показник не включається.
У полі «Працювало за цивільно-правовими договорами» вказують кількість фізичних осіб, які у звітному періоді виконували роботу за цивільно-правовими договорами. Але в цей список не включаються ФОП, які надавали послуги (виконували роботи) за укладеними договорами, та особи, які отримали доходи з оренди майна. Якщо серед ваших штатних працівників є такі, що надавали вам послуги за договорами ЦПХ, вкажіть кількість цих осіб.
Звіт складається з двох табличних розділів.
Розділ І. Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку
В колонці 2 вказуються податкові номера (або серії й номера паспортів) фізичних осіб. У колонці 3а показуються суми нарахованих доходів (незалежно від того, були вони виплаченими, чи ні) – без вирахування ПДФО і військового збору. У колонці 3 вказуються суми фактично виплачених фізичним особам доходів у звітному періоді (також без вирахування ПДФО і військового збору).
У колонці з кодом 4а показуються суми ПДФО, що нараховують та утримують з доходів фізичних осіб. А у колонці 4 – фактично перераховані суми ПДФО до бюджету.
Якщо доходи фізичним особам виплачуються в наступному місяць (наприклад, за червень – у липні), і в цей же період перераховуються суми ПДФО, такі суми у звіті показуються в тому періоді, за який вони були нараховані. Тобто за квітень, травень і червень – у розрахунку за ІІ квартал.
Суми нарахованих доходів показуються за ознаками таких доходів за кожною фізичною особою в окремому рядку. Ознака доходів вказується у колонці з кодом 5.
Наприклад:
У колонках 6 і 7 вказуються дати приймання та звільнення робітників. Якщо фізична особа мала пільгу з ПДФО, її ознака вказується у колонці 8.
Колонка з кодом 9 заповнюється лише у випадку подання Податкового розрахунку з позначкою «Звітний новий» та «Уточнюючий». Якщо у попередньо поданому звіті потрібно виключити рядок, то в новому звіті повторюється вся інформація. А напроти рядку, який виключається, ставиться значення «1». Якщо в розрахунок вводиться новий рядок, то напроти нього ставиться значення «0». Якщо потрібно ввести зміну однієї інформації на іншу, то напроти помилкового рядка ставлять «1», а напроти нового, правильного – «0».
Розділ ІІ. Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір
Податкові агенти, які нараховують доходи фізичних осіб у вигляді процентів та виграшів (призів) у лотерею, відображають суми у рядках рядку «Оподаткування процентів» і «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» відповідно. Також в таблиці є рядки «виключення», де вказуються коригування інформації у раніше поданій звітності.
Рядок «Військовий збір» заповнюється всіма податковими агентами, які у звітному періоді нараховували доходи, і з них утримували ВЗ. Далі наводиться рядок, де можна відобразити коригування раніше поданого податкового розрахунку щодо сум військового збору.
В цьому розділі інформація про осіб, яким нараховувалися доходи, і з яких утримувалися податки, не наводиться.
Якщо в податковому періоді доходи фізичним особам не нараховувалися і не сплачувалися, звітувати за цією формою не потрібно. Але це не стосується випадку, коли доходи були нараховані, але не виплачені. В цьому разі звіт складати обов’язково.
Для подання звіту до контролюючих органів, зручно використовувати програму Соната. Користувачі програми для бухгалтерського обліку БукКіпер, які працюють в Сонаті, можуть швидко відправити звіт у контролюючі органи. Як це зробити — дізнавайтесь у статті Подання звітності. Соната цієї Довідки.