Система Bookkeeper не тільки для професійних бухгалтерів та досвідчених операторів. Вона для всіх, у кого є необхідність зручно та оперативно вести облік діяльності підприємства.
Зручний інтерфейс сервісу побудований так, щоб користувачі з різним рівнем підготовки роботи в програмах, змогли швидко почати працювати, не відчуваючи труднощів.
Ви зможете отримувати рахунки, покупати, продавати, здійснювати і отримувати оплати, створювати документи, заповнювати довідники, складати звіти, вести облік розрахунків з персоналом. Для цього вам не потрібно навіть знати бухгалтерський чи податковий облік - всі необхідні інструменти та підказки будуть у вас під рукою. Ніби хороший помічник автомеханіка, що знає, який ключ надати в конкретний момент, Bookkeeper заздалегідь знає, яку операцію ви далі бажаєте провести.
В ході розробки сервісу і навчання програмістів, ми виявили те, що знання, які бухгалтери раніше отримували протягом років, можна викласти за годину часу. Тепер всі принципи бухгалтерського і податкового обліків міститься в коді програми. А програми, що були призначені для впровадження бухгалтерського обліку у комп’ютері, позбавили необхідності ведення обліку на папері.
Ми написали невеличку статтю про те, що таке бухгалтерський облік. Вона також містить пояснення основних термінів, якими користуються досвідчені бухгалтери. Отже, почнемо…
Задача бухгалтерського обліку
Задача бухгалтерського обліку полягає в накопиченні та систематизуванні інформації щодо стану справ підприємства: скільки грошей на поточному рахунку в банку і в касі, яка кількість запасів знаходиться на складі та в магазині, скільки товарів відвантажено, та послуг надано, скільки підприємство має заплатити постачальникам, а яку суму мають оплатити покупці, скільки меблів та техніки належить фірмі, який розмір податків необхідно заплатити у бюджет тощо. Тобто, бухгалтерський облік полягає в тому, щоб оперувати інформацією про стан справ підприємства у кількісному та вартісному вираженнях.
Щодо підприємства: ним може бути як юридична особа (ТОВ, ПП, ВАТ тощо), так і фізична особа (ФОП), що має дозвіл на підприємницьку діяльність. Тому ознаки та реквізити у фізичної та юридичної осіб, будуть схожими.
Баланс
Баланс має два значення:
Бухгалтерський рахунок
Термін рахунок перевантажений різноманітними змістами.
Так, це може бути поточний розрахунковий (банківський рахунок), де зберігаються безготівкові кошти підприємства.
Також рахунок (називають рахунком-фактурою) – це документ, на основі якого здійснюється оплата за товари, послуги.
Всі можливі форми грошей, майна, товарів, послуг, податків, капіталу, заборгованостей та розрахунків також згруповані за бухгалтерськими рахунками. Схожу за значенням і суттю групу об’єктів обліку, називають бухгалтерський рахунок. При цьому, кожний рахунок має власний номер.
Наприклад, бухгалтерський рахунок 30 – відображає залишки готівки в касі. А 31 – відповідає сумі грошей, яка зберігається на поточному рахунку в банку. Рахунок 28 містить інформацію про всі залишки товарів. А рахунок 10 накопичує інформацію про основні засоби та необоротні активи підприємства. Систематизований перелік всіх бухгалтерських рахунків, називається планом рахунків.
Через те, що облік конкретного рахунку буває складним, існує додатковий розподіл рахунка на групи. Так, готівка в касі може обліковуватися «в національній» та «в іноземній» валютах. Товари - не тільки «на складі», а й «в торгівлі» і «на комісії». Такі групи називаються субрахунками, і вони мають значення із трьох цифр. І, коли кажуть про залишки на бухгалтерських рахунках, зазвичай висловлюються так: «на рахунку 301 зберігається стільки гривень.», або «на рахунку 281 знаходиться стільки товарів…».
Крім цього, підприємства можуть самостійно ділити субрахунки на додаткові групи. Наприклад, облік товарів на різних складах доцільно вести на рахунках 281/1, 281/2 тощо.
Проводка
Бухгалтер точно знає, де, скільки і що зберігається на бухгалтерських рахунках завдяки тому, що кожну операцію відображає методом подвійного запису. Тобто, будь-яка господарська операція має записуватися на двох бухгалтерських рахунках. Це основне правило бухгалтерського обліку.
Приклад: покупець заплатив в касу готівку за товар в сумі 1000 грн. Така операція записується наступним чином:
| Надходження | Видаток | Сума |
|---|---|---|
| 301 | 361 | 1000 грн |
Де рахунок 301 – це готівка в національній валюті, а 361 – розрахунки з вітчизняними покупцями. А запис, який показує обидва рахунки і суму, що переходить з одного рахунку на інший, називають бухгалтерською проводкою.
Часто від бухгалтерів можна почути дивні терміни: Дебет (Дт) і Кредит (Кт) - наголос на першому складі. Ці слова означають збільшення і зменшення бухгалтерських рахунків відповідно. Щоб запам’ятати значення термінів, можна скористатися правилом: Дебет добавляє, а Кредит Краде.
Використовуючи такі позначення, бухгалтерська проводка виглядатиме:
| Дебет | Кредит | Сума |
|---|---|---|
| 301 | 361 | 1000 грн |
Але в цій проводці ще не вистачає дати та інформації про покупця:
| Дата | Дебет | Кредит | Сума | Покупець |
|---|---|---|---|---|
| 07.06.18 | 301 | 361 | 1000 грн | Кузьменко В.В. |
Фізичні, або юридичні особи, що виступають в якості однієї зі сторін укладеної угоди (продажу, придбання тощо) називаються суб’єктами обліку, або контрагентами. Через те, що всі партнери обмінюються між собою документами (рахунками, актами та накладними), контрагентів також часто називають кореспондентами.
Щодо бухгалтерських рахунків, підкреслимо, що вони бувають Активними, Пасивними та Активно- Пасивними. Така відмінність полягає в способі збільшення та зменшення залишку. До речі, замість слова «залишок», бухгалтери використовують термін сальдо.
Отже, в активних рахунках збільшення сальдо відбувається за Дебетом. До них належать рахунки Основних засобів, Нематеріальних активів, Матеріалів, Палива, Запасних частин, Каси, Розрахункових рахунків, Готової продукції, Товарів, Розрахунків з покупцями та інші. Сальдо рахунків може бути тільки Дебетовим.
В пасивних рахунках збільшення сальдо відбувається за Кредитом, а зменшення навпаки – за Дебетом. Тобто, в них сальдо може бути тільки Кредитове. До такої групи належать рахунки Статутного капіталу, Прибутків, Доходів, Довгострокових зобов’язань за кредитами та інші.
В активно-пасивних рахунках сальдо може бути як Дебетовим, так і Кредитовим. Такими рахунками є: Розрахунки за податками і платежами, Нерозподілений прибуток (збиток) та інші. Якщо сальдо на такому рахунку Дебетове, то його слід вважати активним рахунком, і показувати в Активі балансу. Якщо сальдо такого рахунку Кредитове, його слід вважати пасивним, і відображати в Пасиві балансу.
Прикладом бухгалтерської проводи, де використовуються активний і пасивний рахунки є передача товарів покупцю:
| Дата | Дебет | Кредит | Сума | Покупець | Де |
|---|---|---|---|---|---|
| 07.06.18 | 301 | 702 | 1000 грн | Кузьменко В.В. | Склад №2 |
На рахунку 702 відображається дохід від продажу товарів, а сальдо цього рахунку завжди Кредитове.
Також існують позабалансові рахунки. Це особливі рахунки, адже на них відображаються залишки та рух цінностей, які не належать підприємству.
Наприклад, підприємство придбало у постачальника товар в ящиках, але самі ящики (тара) не були придбані, і тому вони належать продавцю. При цьому товар, який був відвантажений підприємству-покупцю, зберігається в цій тарі. Тому ящики обліковують на позабалансовому рахунку 026 «Тара на зберіганні». Сальдо таких рахунків не показується в жодному розділі Балансу.
Але повернемося до нашої операції з продажу. В проводці була відображена сума реалізованого товару, але інформації про номенклатуру не було. Крім того, в бухгалтерії залишки та рух запасів обліковуються не тільки у вартісному, але і в кількісному вираженні. Тому в проводці треба вказати інформацію щодо кількості товару. В цьому разі бухгалтерський запис виглядатиме:
| Дата | Дебет | Кредит | Найменування | Кількість | Сума | Покупець | Де |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 07.06.18 | 361 | 702 | Сік яблучний | 4 ящики | 1000 грн | Кузьменко В.В. | Склад №2 |
Така детальна інформація називається аналітикою проводки.
В таблиці проводок частіше всього використовуються зазначені поля. Необхідність їх заповнення залежить від того, яку детальну інформацію відображає бухгалтерське проведення. Іноді також потрібно вказати більш розширені дані, наприклад, ім’я продавця, назву магазина, знижку, вид розрахунків тощо. Ця інформація називається додатковою аналітикою проводки.
Як було зазначено раніше, суми бухгалтерських проведень мають додаткове значення (+). Але існує одне виключення - воно стосується операції повернення товару. Користуючись логікою, проводка з повернення ТМЦ, мала б виглядати: Дебет: 702 – Кредит : 361 – Сума: 1000 грн. Та на практиці операція записується тією ж проводкою, що і реалізація, але зі знаком мінус. Такий бухгалтерський запис виглядає:
| Дата | Дебет | Кредит | Найменування | Кількість | Сума | Покупець | Де |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 07.06.18 | 361 | 702 | Сік яблучний | - 4 ящики | -1000 грн | Кузьменко В.В. | Склад №2 |
Проводка з від’ємним червоним числом називається сторно.
Все що можна порахувати, доторкнутися, побачити, купити і продати, називається товарно-матеріальними цінностями (ТМЦ).
Крім ТМЦ, підприємству також може належати майно, яке не призначене для подальшого продажу, а використовується для господарських цілей. Таке майно називається необоротними активами. До них відносяться матеріальні, нематеріальні та фінансові ресурси, які багаторазово беруть участь в процесі господарської діяльності підприємства, або сприяють її здійсненню.
До необоротних активів, які мають матеріальну форму, відносяться основні засоби (земельні ділянки, будинки та споруди, транспортні засоби, комп’ютерна техніка, меблі тощо). Термін корисної експлуатації такого майна становить більше одного року, а тому, у зв’язку з моральним та фізичним зносом, вартість основних засобів поступово зменшується. Одна із задач бухгалтерського обліку полягає в правильному нарахуванні зносу. Розрахунок сум поступового зменшення вартості основних засобів, називається амортизацією.
Документи
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для підтвердження кожної операції існує власний документ.
Наприклад, при продажі товарів, продавець складає накладну, в якій міститься інформація щодо постачальника та покупця, перелік ТМЦ, їх кількість та сума. Документ підтверджує передачу права власності на товари. В обліку покупця цей документ називається Прибутковою накладною. А в обліку продавця – Видатковою накладною. Накладна одна, але назви – дві, і відмінність залежить від точки зору кожного з учасників угоди.
Продавати можна не тільки товари, але й роботи та послуги. В цьому випадку виконавець, замість накладної, складає Акт виконаних робіт (наданих послуг). Для замовника таких робіт, документ має назву Акт приймання робіт та послуг. Акт підписується обома сторонами угоди.
Також первісними документами є рахунок, податкова накладна, платіжне доручення, касовий ордер тощо.Кожний з документів є основою для формування бухгалтерських проведень. Сучасні бухгалтерські сервіси дозволяють вносити інформацію тільки згідно первісних документів, а проводки формувати автоматично.
Але на практиці у бухгалтерів іноді виникає необхідність скласти проводки, які не пов’язані з жодним первісним документом. В цьому разі використовується спеціальний універсальний документ, що називається бухгалтерська довідка. Документ не має уніфікованої форми, але зазвичай має вигляд списку із декількох проводок. Бухгалтерською довідкою можна зарахувати зустрічні однорідні вимоги по зобов’язанню із партнерами, розрахувати податки та зробити інші записи.
Також бухгалтерська довідка стає в нагоді під час роботи з новим бухгалтерським сервісом, коли виникає необхідність внести наявні залишки по рахунках з попереднього періоду. Для таких записів використовується спеціальний рахунок вступного балансу.
Звіти
Звіт – термін, перевантажений змістом, тому може викликати плутаність в тлумаченні. В нашій статті мова буде йти тільки про звіти, якими користуються бухгалтери.
Отже, бухгалтерські звіти бувають двох видів:
Звіти для подання в державні органи (податкові інспекції, статистику та інші установи) мають регламентовані законодавством форми складання. Кожний такий звіт для подання має встановлену законом назву. Наприклад, Податкова декларація з податку на додану вартість, Податкова декларація платника єдиного податку фізичної особи-підприємця та інші. Через те, що назви звітів занадто довгі, їх називають скорочено: Декларація з ПДВ, Декларація єдиного податку ФОП тощо.
Звіти формуються автоматично бухгалтерськими системами, після проведення всіх операцій звітного періоду.
Табличні звіти для внутрішнього використання, як правило мають табличну форму. В них міститься підсумкова інформація стосовно руху і залишків на бухгалтерських рахунках, а тому вони стають доречними під час аналізу стану справ підприємства. Табличні звіти друкуються та зберігаються в бухгалтерії. У випадку перевірки, можуть подаватися податківцям.
Найбільш поширеним із внутрішніх звітів є Оборотно-сальдова відомість (ОСВ). Має форму таблиці, де міститься інформація по залишках (сальдо) на обраному рахунку на початок і кінець періоду, а також їх оборот.
Оборотна-сальдова відомість може не показувати залишки, а розкривати тільки оборот. Тоді такий звіт називатиметься Оборотна відомість (ОВ).
Прикладом ОСВ може бути такий звіт:
| Назва ТМЦ | Залишок (сальдо) | Оборот за період | Залишок (сальдо) на кінець | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Сік яблучний | 4 000.00 | 1 000.00 | 5 000.00 | |||
| Сік томатний | 2 000.00 | 2 000.00 | ||||
| Сік сливовий | 2 000.00 | 4 000.00 | 3 000.00 | 3 000.00 | ||
| Разом | 8 000.00 | 5 000.00 | 3 000.00 | 10 000.00 | ||
Також ОСВ можливо налаштувати для відбиття інформації за кількістю та вартістю товарів. До того ж, звіт можна формувати для аналізу руху та залишків не тільки по ТМЦ, але й обрати будь-який бухгалтерський рахунок: Взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями, по рахунку в банку, або по касі тощо. Все залежить від поставленої задачі. Звісно, формувати відомості зручніше за допомогою бухгалтерських програм.
Для аналізу руху грошових коштів використовується Касова книга. Форма цього звіту встановлена законом. Касову книгу друкують і зберігають протягом тривалого терміну.
Зазначимо, що кожен звіт формується за період. І, якщо бухгалтерську звітність можна формувати за довільний період, то для формування звітності для подання в державні служби, існують регламентовані періоди. Так, звітним періодом називається період, за який формують та подають в податкові служби звіти.
Крім того, існує такий термін, як робочий період – це період, в якому на даний час ведеться робота, проводяться господарські операції, складаються документи та звіти.
В статті ми виклали основні принципи бухгалтерського обліку, яких буде достатньо, щоб почати самостійно вести облік вашої діяльності.
Особливості розрахунку зарплати та нарахування податків, викладені у розділі Довідки Персонал.
До того ж, ми підготували для вас статтю Що таке ПДВ?, в якій міститься основна інформація про розрахунок непрямого податку.
Можливо, в процесі вашої роботи, ви зустрінетесь із незрозумілими термінами, тлумачення більшості з них, ми виклали в статті Класичні бухгалтерські терміни.
Успіхів вам в роботі!