Підприємства та ФОП, які використовують працю найманих фізичних осіб за трудовим, або цивільно-правовим договорами, зобов’язані складати та подавати до державних органів доходів і зборів місячний Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів (Форма № Д4) протягом 20 календарних днів після закінчення звітного періоду.

Щоб скласти цей звіт в програмі для бухгалтерського обліку БукКіпер перейдіть в розділ Звітність, оберіть Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів (Форма № Д4), вкажіть період і натисніть на синю кнопку «Обрати». У звіті натисніть на кнопку «заповнити». Після цього програма для обліку BookKeeper заповнить рядки звіту інформацією автоматично.

На титульному аркуші звіту знаходяться поля для заповнення інформації про особу-страхувальника. Програма для обліку БукКіпер заповнює автоматично на підставі даних, які ви заносили під час заповнення реквізитів компанії.

Також потрібно вказати вид звіту:

• «Початкова» — якщо подаєте перший звіт у періоді;
• «Скасовуюча» — подається при повному скасуванні інформації, яку було подано у початковому звіті;
• «Додаткова» — при внесенні додаткових відомостей.

Звіт містить 9 окремих таблиць, які заповнюються відповідною до назви таблиць інформацією. Необхідність заповнення кожної із частин таблиці, залежить від організаційно-правової форми підприємства, а також від видів проведених операцій щодо нарахування доходів фізичним особам та розрахунку ЄСВ за звітний період.

Ставити відмітку у колонці «Відмітка про подання» потрібно навпроти лише тих таблиць, які ви заповнюєте і подаєте до органів. Якщо якусь із таблиць не подаєте, поле навпроти її назви, залиште незаповненим (якщо звіт подаєте в електронному вигляді), або прокресліть (якщо в паперовому).

На даний час в бухгалтерській програмі Bookkeeper можна скласти такі таблиці:

• Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску
• Таблиця 5. Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби
• Таблиця 6. Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам

Бланки для заповнення цих таблиць знаходяться в правій частині робочого вікна звіту. Натисніть на будь-яку із таблиць, і також натисніть «заповнити».

Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску — складають та подають всі суб’єкти господарювання, які у звітному місяці використовували працю фізичних осіб за трудовими та цивільно-правовими договорами. (Її заповнення проводиться на основі даних, вказаних в Таблиці 6 цього звіту).

В дотабличній частині вкажіть реквізити та дані підприємства, а також середньооблікову кількість працівників. В цей показник не враховують робітників, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами та догляду за дитиною, віком до 3 років. Але вони включаються до показника штатної чисельності працівників. Також в кількість штатної чисельності включають і працівників-сумісників.

Кожен рядок таблиці містить пояснення як його заповнювати.

В рядках 1.1 – 1.5 зазначаються фактично нараховані у звітному місяці суми доходів (без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ). В рядку 1 вказується загальна сума таких нарахувань.

Рядки 2.1 – 2.4 призначені для обліку нарахованих в звітному місяці доходів — в розрізі підприємств різних організаційно-правових форм. Ці показники враховують максимальну величину бази ЄСВ, на які нараховується єдиний внесок. Рядок 2.5 призначений для визначення суми додаткової бази нарахування ЄСВ за основними працівниками, у яких нараховані доходи виявилися меншими за мінімальну заробітну плату.

У рядку 3 наводиться загальна згорнута сума нарахованого ЄСВ, яка підлягає перерахуванню у бюджет. В рядках 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 зазначаються суми ЄСВ, які підлягають сплаті в бюджет в розрізі різних ставок. Зверніть увагу, у звіті присутні рядки 3.2.1, 3.3.1 та 3.4.1, які відображають умовно нараховані суми ЄСВ за звичайною ставкою на заробітну плату осіб з інвалідністю. Але ці рядки не впливають на загальні суми, які вказуються у 3 рядку звіту цієї таблиці.

Табличний розділ 4 заповнюються у випадку самостійного виявлення заниження сум ЄСВ у попередніх звітних періодах. Суми донарахованого ЄСВ у частині нарахувань зазначаються у рядках 4.1, 4.1.1 — 4.1.13, а в частині утримань (які були здійснені до січня 2016 року) у рядках 4.3, 4.3.1 – 4.3.5. Рядок 4.2 заповнюється, якщо заниження суми ЄСВ у частині нарахувань, що були здійснені до січня 2016 року, пов’язане зі зміною класу профризику виробництва, а тому із збільшенням ставки ЄСВ. У рядку 4.4 зазначаються суми виплат, яка раніше помилково не потрапила до бази ЄСВ. У рядку «Зміст помилки» показується інформацію про помилку, яка призвела до заниження суми ЄСВ, період, в якому її було допущено, та розмір понижуючого коефіцієнта (якщо ви корегуєте ЄСВ у частині нарахувань за місяць, в якому застосовувався такий коефіцієнт).

Табличний розділ 5 заповнюється у випадку самостійного виявлення завищення сум ЄСВ у попередніх звітних періодах. У рядках 5.1, 5.1.1 – 5.1.13, 5.3, 5.3.1 – 5.3.5 зазначається зменшення сум ЄСВ у розрізі ставок. Рядок 5.2 заповнюється лише тоді, коли завищення суми ЄСВ у частині нарахувань, що були здійснені до січня 2016 року, пов’язане зі зміною класу профризику виробництва, а тому із зменшенням ставки ЄСВ. У рядку 5.4 зазначається сума виплат, на яку раніше було надлишково нараховано ЄСВ. У рядку «Зміст помилки» вкажіть інформацію стосовно виявленої помилки.

В рядку 6 зазначаються суми ЄСВ, що підлягають сплаті за звітний місяць (з урахуванням донарахувань та зменшень у результаті виявлених помилок). У рядках 6.1 – 6.14 наведіть розшифровку сум ЄСВ у розрізі ставок.

Зверніть увагу на те, що Таблиця 1 не включається у звіти з відмітками «скасовуюча» та «додаткова».

Таблицю 5. Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби складають та подають лише у випадках, якщо протягом звітного місяця:

• із застрахованою особою було укладено, або розірвано трудовий, або цивільно-правовий договір (на виконання послуг);
• застрахованій особі надана, або в неї закінчилася відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, а також догляду за дитиною;
• особу було переведено на іншу посаду у того ж страхувальника;
• особа вперше вступила на військову службу, або її закінчила.

Якщо протягом податкового періоду з однією і тією ж особою було розірвано і знов укладено договір, в таблиці робиться два записи по такій особі з датами цих подій. У випадку надання, або закінчення відпустки в таблиці також вказуються ці дати. Відомості про початок та закінчення цивільно-правових відносин в рамках договору виконання послуг заносяться відповідно до строків, зазначених в самому договорі. А в рамках договору — відповідно до акту про надання послуг.

У колонці 6 ставте «1», якщо особа, якій нараховано дохід громадянин України. І «0» - іноземець.

У колонці 7 необхідно вказати вид роботи: основне місце, або за сумісництвом.

У колонці 8 зазначається категорія застрахованої особи, де:

• «1» – наймані працівники з трудовою книжкою;
• «2» – наймані працівники без трудової книжки (частіше за все такими робітниками є сумісники;
• «3» – особи, які виконують послуги за цивільно-правовими договорами;
• «4» – особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною від 3 до 6 років;
• «5» – особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
• «6» – особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до 3 років;
• «7» – особи з числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу, які отримують допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами;
• «8» – особи з числа військовослужбовців, особи рядового і начальницького складу тощо.

У колонках 9 і 10 зазначається податковий номер (серія та номер паспорту), а також прізвище, ім’я та по батькові застрахованої особи.

У відвовідних підколонках колонки 11 вказуються дата приймання на роботу/дата закінчення трудових відносин; дата початку/закінчення дії ЦПД, якщо вона припадає на звітний період; дата початку/закінчення відпустки згідно з наказом керівника; дата переведення працівника з однієї посади на іншу в одного роботодавця. Вказувати дату початку і закінчення відпустки потрібно у відповідному місяці початку й у відповідному місяці завершення.

Інформація, вказана у колонці 12 має відповідати назві класифікатору професії. Колонка 13 може бути заповнена, а може бути і незаповнена — залежить від того, чи проставлений цей код в класифікаторі професій.

Колонка 14 заповнюється завжди. Сюди проставляється код класифікатора професій. Зверніть увагу, в програмі для обліку БукКіпер вбудовано довідник класифікатора професій, дані якого використовуватимуться при створенні посад вашої фірми.

В колонці 15 вписується найменування посади, на яку прийнятий працівник, і яка відповідає запису в трудовій книжці.

Відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами, для догляду за дитиною, а також договори цивільно-правового характеру у колонках 12-15 не заповнюються.

В колонці 16 вказується назва, номер і дата документа, на підставі якого відбулась одна із подій: прийняття на роботу, звільнення, переведення працівника на іншу посаду, початок і закінчення дії цивільно-правового договору, початок відпустки.

В колонці 18 вказується дата створення робочого місця. Дата створення не обов’язково буде збігатися з датою прийняття працівника на роботу.

Колонку 19 заповнюють лише ті підприємства і організації, де власне відбувається несення служби.

Якщо ви забули відобразити в таблиці інформацію щодо якоїсь застрахованої особи, можна скласти новий звіт за період, що виправляється. При цьому, він має містити титульний аркуш і таблицю 5 з даними про «забуту» особу.

Таблиця 6. Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам складають та подають всі суб’єкти господарювання, які у звітному місяці використовували працю фізичних осіб за трудовими та цивільно-правовими договорами. В ній зазначаються дані про суми нарахованих доходів, які входять до бази ЄСВ, а також інформація про застрахованих осіб. Також ця таблиця є підставою для складання Таблиці 1 звіту за формою Д4.

За загальними правилами на кожного працівника формується один рядок. Але існують винятки, відповідно яких на працівника складається більше одного запису. Ці випадки стосуються:

• нарахованих виплат у звітному місяці, що відрізняються за базою ЄВ та розмірами ставок;
• нарахованих виплат за майбутні періоди (відпускні, допомога при вагітності та пологах);
• нарахованих виплат за минулий період (тимчасова непрацездатність, допомога при вагітності та пологах);
• нарахованих виплат за виконану роботу (надані послуги) за періоди, строк виконання яких перевищує календарний місяць;
• нарахованих виплат за відпрацьований час після звільнення;
• нарахованих виплат у зв’язку з донарахуванням суми різниці між розміром мінімальною зарплатою та фактично нарахованою у звітному місяці.

Розберемо правила заповнення окремих колонок таблиці.

В колонці 9 потрібно вказати коди категорії застрахованих відоповідно до додатку 2 Порядку № 435. Найбільш поширеними кодами є:

• «1» — для застрахованих осіб на загальних підставах;
• «2» — для застрахованих осіб – працюючих інвалідів (розмір нарахувань ЄСВ – 8,41%);
• «5» — для фізичних осіб-підприємців на загальній системі оподаткування;
• «6» — для фізичних осіб-підприємців на спрощеній системі оподаткування;
• «26» — для фізичних осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами;
• «29» — для нарахувань по тимчасовій непрацездатності;
• «42» — для нарахувань допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.

Колонка 10 «Код типу нарахувань» заповнюється у випадках, передбачених переліком кодів нарахувань:

• «1» — для осіб, які отримують заробітну плату (дохід) за виконану роботу, строк виконання якої перевищує календарний місяць, а також особам, яким після звільнення з роботи були здійсненні нарахування за відпрацьований час;
• «2» — для осіб, яким було донарахована зарплата (дохід) і суми ЄВ за минулі періоди;
• «3» — для осіб, яким було зменшено зайво нараховану зарплату (дохід) і суму ЄВ за минулі періоди;
• «6» — для осіб, яким страхувальник самостійно донарахував суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року;
• «7» — для осіб, яким страхувальник самостійно зменшив зайво нараховану суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року;
• «8» — для осіб, яким страхувальник, у зв’язку з перевіркою органом ПФУ, донарахував суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року;
• «9» — для осіб, яким страхувальник, у зв’язку з перевіркою, зменшив зайво нараховану суму внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за період до 1 січня 2011 року;
• «10» — для осіб, яким було надані основні та додаткові відпустки. Тут зазначаються суми, які були нараховані за звітний період. Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, зазначаються у звітах наступного періоду;
• «11» — для осіб, яким страхувальник, у зв’язку з перевіркою органами доходів і зборів, донараховує суму єдиного внеску;
• «12» — для осіб, яким страхувальник, у зв’язку з перевіркою органами доходів і зборів, зменшує зайво нараховану суму єдиного внеску;
• «13» — для осіб, для яких було проведено донарахування суми різниці між розміром мінімальної зарплати та фактично нарахованою у звітному місяці;
• «14» — для осіб, для яких у місяці звільнення працівника буде сторнуватися зайво нараховані дні відпустки, які він використав у попередніх періодах;

У колонці 11 обов’язково вказується період нарахування ЄСВ.

У колонці 13 проставляється кількість днів хвороби, що підтверджує лікарняний листок.

У колонці 14 зазначається кількість календарних днів без збереження заробітної плати. Якщо потрібно зменшити кількість таких днів, що були зазначені у попередніх звітних періодах, графа може бути заповнена зі знаком «-».

Значення колонки 15 відповідає кількості календарних днів звітного місяця. Якщо робітника було звільнено в цьому місяці, або він був прийнятий на роботу не з 1 числа, то значення цієї колонки відповідає кількості днів тривалості трудових відносин. Колонку необхідно заповнювати навіть коли працівник не отримував зарплату, але перебував з підприємством в трудових відносинах. Виключенням заповнення цієї колонки є перебування працівника у відпустці по догляду за дитиною. Щодо осіб, з якими укладені відносини цивільно-правового характеру, то в цій графі зазначається кількість календарних днів періоду, на які припадає дія договору.

У колонці 17 вказуються фактично нараховані суми заробітної плати, винагороди за цивільно-правовими договорами, лікарняні, допомоги по вагітності та пологах без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ.

Записи в колонці формуються по кожній особі в такій послідовності:

1. Сума нарахованої заробітної плати.

2. Сума винагороди за ЦПД.

3. Сума лікарняних та допомоги по вагітності та пологам.

Виплати за лікарняними листками, у зв’язку з вагітністю та пологами, а також за дні відпустки (в колонці 10 код нарахувань «10») вказуються тільки в сумах, що припадають на звітний період.

Також в колонку можна внести суму з від’ємним значенням, якщо потрібно:

• зазначити перерахунок зарплати, пов’язаної з коригуванням відпрацьованого часу в минулих періодах, у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю та вагітністю й пологами;
• сторнувати суми відпускних, лікарняних та допомоги по вагітності й пологами, нарахованих у попередніх періодах.

В колонці 18 вказуються фактично нараховані суми заробітної плати, винагороди за цивільно-правовими договорами, лікарняними, допомогою по вагітності та пологах в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Черговість включення виплат до бази нарахування ЄСВ визначається страхувальником самостійно.

Колонка 19 заповнюється, якщо фактична сума зарплати є меншою за мінімальну. Одночасно із заповненням цієї колонки, формуйте на працівника окремий рядок з кодом типу нарахувань «13» у колонці 10.

Колонка 20 використовується лише для виправлення помилок, пов’язаних із завищенням, або заниженням утримань по ЄСВ, розрахованих до 1 січня 2016 року.

В колонці 25 ставте значення «1» протягом 2 років щодо працівників, яких прийняли на нові робочі місця. В інших випадках – «0».

Для подання звіту до контролюючих органів, зручно використовувати програму Соната. Користувачі програми для бухгалтерського обліку БукКіпер, які працюють в Сонаті, можуть швидко відправити звіт у контролюючі органи. Як це зробити — дізнавайтесь у статті Подання звітності. Соната цієї Довідки.