Первинна документація не завжди може охопити всі явища (стихійні лиха, розкрадання, псування ТМЦ і помилки) в момент їх виникнення. Тому суб’єкти господарської діяльності не менше одного разу на рік проводять інвентаризацію, в ході якої перевіряють фактичну наявність запасів, та звіряють виявлену кількість із даними в бухгалтерському обліку, виявляють надлишки, або нестачі.
Перед проведенням інвентаризації слід підготувати відповідний бланк – Інвентаризаційний опис. Його форма затверджена законодавством України.
В системі Bookkeeper інвентаризаційний опис створюється за алгоритмом Запаси – Нова операція – Інвентаризація.
Для того, щоб система автоматично сформувала залишки запасів за даними бухгалтерського обліку, вам необхідно обрати склад (або матеріально відповідальну особу), де обліковуються ТМЦ. За допомогою наявної функції "заповнити" в табличній частині документу, сервіс покаже перелік майна із зазначенням кількості та вартості.
Після створення інвентаризаційного опису, безпосередньо саму інвентаризацію необхідно провести за місцем зберігання запасів.
Коли ви визначите наявну кількість запасів, зазначте ці показники у рядку "фактична кількість". Після цього інвентаризаційний опис можна проводити в системі.
В ідеалі, залишки запасів, за даними бухгалтерського обліку, та їх фактична кількість мають сходитися.
Але на практиці буває так, що нестачі доводиться списувати, а виявлені надлишки – оприбутковувати. За фактом таких розбіжностей система Bookkeeper самостійно створює документи для відбиття результатів інвентаризації.
В разі нестачі, сервіс автоматично складе операцію списання та проведе Акт списання з бухгалтерським записом відображення нестач та втрат від псування цінностей: Д947 – К201, 203, 205, 207, 209, 26, 281 (в залежності від об’єкта обліку).
При виявленні надлишків сервіс складе операцію оприбуткування та проведе Акт про оприбуткування з бухгалтерським записом відображення відшкодування раніше списаних активів: Д201, 203, 205, 207, 209, 26, 281 (в залежності від об’єкта обліку) – К716.