Квартальний звіт з ПДФО, ВЗ та ЄСВ (J(F)0500106), а також 3 додатки для роботодавців:
Кожен з додатків формується за наявності подій для відображення у ньому. Практично у кожного роботодавця звіт міститиме сам Розрахунок та 2 додатки до нього: Д1 і 4ДФ. А ось Д5 формують лише у випадках, коли у роботодавця відбулись кадрові зміни.
З чого почати заповнення об’єднаного звіту для роботодавців?
Як і раніше, показники і власне Розрахунку, і Додатків до нього бухгалтерська програма БукКіпер заповнює автоматично. Для цього в розділі «Звітність» оберіть «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум отриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску» (J0500106) і вкажіть квартал.
Безпосередньо в звіті натисніть «Заповнити», а далі переходьте до заповнення додатків. Краще всього почати з 4ДФ (з ПДФО та ВЗ), потім трудовий Д5 (якщо є там, що відобразити), а потім Д1.
Як заповнити 4ДФ до об’єднаної зарплатної звітності?
За звітний квартал подається три додатки 4ДФ («Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору») — за перший, другий і третій місяці кварталу. Для цього в рядку 02 заповнюється окремо за кожен місяць і «1», «2» і «3» проставляється відповідно номера місяця. В програмі для обліку БукКіпер присутні три форми цього додатку окремо для кожного місяця.
В графі 04 вказується кількість осіб, яким було нараховано дохід за ознакою 101 (трудові договори). А в графі 05 вказується кількість осіб, яким було нараховано дохід за ознакою 102 (цивільно-правові договори).
Розділ І 4ДФ майже аналогічний розділу І добре відомої форми 1ДФ. Однак ключова відмінність у додатку 4ДФ — потрібно також показувати суми ВЗ персоніфіковано по кожній особі, якій було виплачено дохід. Всі інші показники залишаються незмінними.
В графі 3а вказується дохід, нарахований фізичній особі в місяці, за який складається додаток. Дохід вказується окремо за кожною ознакою доходу.
В графі 3 вказується сума фактично виплаченого податковим агентом доходу фізичній особі у місяці, за який заповнюється додаток. Але щодо зарплати діє окреме правило: зарплата за звітний місяць, що виплачується в наступному місяці, має бути відображена в 4ДФ за той звітний місяць, у якому вона відображена. Наприклад, в 4ДФ за січень — зарплата, нарахована в січні і виплачена в лютому, в 4ДФ за лютий — зарплата, нарахована в лютому і виплачена в березні.
Графа 7 заповнюється щодо працівників, яких було прийнято на роботу у звітному місяці, графа 8 — щодо працівників, звільнених у звітному місяці. В разі неодноразового прийняття та звільнення працівника у звітному місяці, про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи цієї особи зустрічається звітному місяці.
Графи 7 та 8 не заповнюються щодо договорів ЦПХ.
Графа 10 заповнюється лише для звітного та нового та уточнюючого розрахунків у випадку виправлення раніше поданої звітної інформації.
Розділ ІІ призначений для відомостей щодо оподаткування процентів, виграшів, призів у лотерею. Ці дані вказують лише податкові агенти, які є банківськими и іншими фінансовими установами а також оператори лотерей.
Крім того в цьому розділі передбачені рядки щодо сум ВЗ. Однак показники заповнюються лише у випадках, якщо потрібно виправити помилки за період до 2021 року, оскільки з 1 січня дані щодо ВЗ вказується у формі 4ДФ не узагальнено, а персоніфіковано. Тож при поданні звітного Розрахунку показники розділу ІІ не заповнюються.
Після того як ви заповните додаток за певний місяць, проведіть його і починайте заповнювати додаток за наступний місяць.
Як заповнити Д5 до об’єднаного звіту?
Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби (Д5) формується за квартал без розбивки по місяцям. Додаток формують лише, якщо протягом кварталу було:
Якщо нічого з переліченого у звітному кварталі не відбувалось, формувати Д5 не потрібно.
Додаток в багато чому нагадує таблицю 5 Звіту з ЄСВ, і заповнюється він аналогічно. Однак в таблиці з’явились нові графи, які бухгалтерська програма БукКіпер також заповнює автоматично:
Як заповнити Д1 до об’єднаного звіту?
Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам (Д1) подається щоквартально, але в розрізі місяців в кварталі. Тобто у роботодавця буде 3 додатка за квартал.
Якщо платник ЄСВ у звітному кварталі не використовує працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством – додаток Д1 за такий квартал не подається.
Д1 практично є копією таблиці 6 Звіту з ЄСВ, і заповнюється він аналогічно. Як і звіт з ЄСВ, більшість граф цього додатку програма для обліку БукКіпер також заповнює автоматично на підставі зарплатних відомостей та інших кадрових документів.
Найбільш суттєва різниця між Д1 та звітом з ЄСВ полягає у тому, що таблиця Д1 містить графу 25, яка заповнюється тільки для «Звітного нового» (при коригуванні сум внеску та реквізитів) та «Уточнюючого» (виключно при коригуванні реквізитів) додатку.
В цій графі відображається ознака «0», якщо рядок потрібно ввести, а ознака «1», якщо рядок потрібно виключити. Тобто, тепер маємо уніфікацію порядку виправлення помилок з ЄСВ, ПДФО та військового збору (виправлення помилок буде здійснюватися, як у формі № 1ДФ).
Після проведення всіх додатків поверніться безпосередньо Розрахунку та проведіть його.
Розрахунок (об’єднаний звіт) з ПДФО та ЄСВ: що слід знати?
Відомості у Розрахунку відображаються з розбивкою по місяцям. Для кожного рядка інформація (будь-то середньооблікова кількість працівників, загальна сума нарахованого доходу, або суми податків) деталізується за трьома колонками — відповідними місяцями звітного періоду.
Для подання звіту до контролюючих органів, зручно використовувати програму Соната. Користувачі програми для бухгалтерського обліку БукКіпер, які працюють в Сонаті, можуть швидко відправити звіт у контролюючі органи. Як це зробити — дізнавайтесь у статті Подання звітності. Соната цієї Довідки.