Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (Авансовий звіт) в валюті створюється в пункті меню «Підзвіт» розділу Бухгалтерія. Перейдіть в закладку Валютні, в правому верхньому кутку натисніть зелену кнопку «+ Створити» та оберіть «Звіт підзвітної особи про використання коштів в валюті».

Вкажіть номер та дату складання документу. В рядку «П.І.Б.» оберіть із довідника фізичну особу.

Вкажіть призначення авансу (на господарські потреби, на відрядження тощо) та за необхідністю оберіть проєкт.

Вкажіть валюту звіту і натисніть на кнопку «Встановити курс НБУ». Якщо попередньо були видані авансові кошти, то перша таблиця звіту буде заповнена автоматично інформацією про суми та документи обліку коштів на підзвіт.

В наступній таблиці вкажіть суми витрачених коштів у валюті (гривневий еквівалент буде розраховано автоматично відповідно до курсу НБУ та Вид витрат (від рахунку витрат залежатиме бухгалтерська проводка).

Відповідно Вид витрат:

• Адміністративні витрати — Звіт сформує проводку Дт 92 — Кт 3722;
• Виробничі витрати — Звіт сформує проводку Дт 23 — Кт 3722;
• Витрати на збут — Звіт сформує проводку Дт 93 — Кт 3722;
• Загальновиробничі витрати — Звіт сформує проводку Дт 91 — Кт 3722;
• Інші операційні витрати витрати — Звіт сформує проводку Дт 949 — Кт 3722.

В авансовому звіті можна додати будь-яку кількість рядків, вказувати витрати на придбання ТМЦ, послуг або добові. Одночасно можна вказувати різний рахунок списання витрат за цими рядками.

На підставі проведеного Звіту в онлайн бухгалтерії БукКіпер можна скласти операції:

• надання коштів підзвітній особі з каси
• видача з поточного рахунку
• повернення коштів підзвітною особою в касу в валюті
• придбання послуг

Зверніть увагу, якщо підзвітна особа отримала кошти до складання Звіту підзвітної особи, операції надання коштів слід проводити до проведення Авансового звіту.

Якщо авансові кошти, що видані до складання звіту, не були використані в повній сумі, на підставі Звіту можна скласти:

• повернення в касу
• повернення на поточний рахунок

Бухгалтерська програма BookKeeper автоматично враховує залишки з попередніх та поточного авансів, і ці суми відображає у відповідних рядках документа.