Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (Авансовий звіт) створюється в пункті меню «Підзвіт» розділу Бухгалтерія. В правому верхньому кутку натисніть зелену кнопку «+ Створити» та оберіть «Звіт підзвітної особи про використання коштів».

Вкажіть номер та дату складання документу. В рядку «П.І.Б.» оберіть із довідника фізичну особу. ІПН співробітника та посада будуть заповнені автоматично.

Вкажіть призначення авансу (на господарські потреби, на відрядження тощо) та за необхідністю оберіть проєкт.

В рядку «Дата документу» табличної частини вкажіть дату:

• для обліку добових на відрядження — це дата складання Звіту;
• для придбання товарів, робіт (послуг) за рахунок підзвітних коштів — це дата Прибуткової накладної або Акту. Одночасно з цим в рядку «Кому» вкажіть контрагента — постачальника (виконавця). В рядку «за що і на підставі якого документа було заплачено» вкажіть цю інформацію.

Підтвердженням використання підзвітних коштів є також чеки РРО, товарні чеки, видаткові накладні, які надають продавці товарів, рахунки з готелів, акти наданих послуг, проїзні документи (на автобус, літак, поїзд тощо).

Зверніть увагу! Вартість проїзних документів громадського транспорту, квитків на автобус, літак, поїзд тощо, що були придбані за підзвітні кошти, також вважаються отриманими послугами. Вони проводяться Актом отриманих робіт (послуг).

Якщо квитки для відрядження купувало підприємство (з поточного розрахункового рахунку, або корпоративної картки), вартість цих квитків не включається до авансового звіту.

Вкажіть суму та Вид витрат (від рахунку витрат залежатиме бухгалтерська проводка).

Відповідно Вид витрат:

• Адміністративні витрати — Звіт сформує проводку Дт 92 — Кт 372;
• Виробничі витрати — Звіт сформує проводку Дт 23 — Кт 372;
• Витрати на збут — Звіт сформує проводку Дт 93 — Кт 372;
• Загальновиробничі витрати — Звіт сформує проводку Дт 91 — Кт 372;
• Інші операційні витрати витрати — Звіт сформує проводку Дт 949 — Кт 372;
• Придбання товарів та послуг — Звіт сформує проводку Дт 631 — Кт 372.

В авансовому звіті можна додати будь-яку кількість рядків, вказувати витрати на придбання ТМЦ, послуг або добові. Одночасно можна вказувати різний рахунок списання витрат за цими рядками.

На підставі проведеного Звіту в онлайн бухгалтерії БукКіпер можна скласти операції:

• надання коштів підзвітній особі з каси
• видача з поточного рахунку
• придбання матеріальних активів
• придбання послуг

Зверніть увагу, якщо підзвітна особа отримала кошти до складання Звіту підзвітної особи, операції надання коштів слід проводити до проведення Авансового звіту.

Якщо авансові кошти, що видані до складання звіту, не були використані в повній сумі, на підставі Звіту можна скласти:

• повернення в касу
• повернення на поточний рахунок

Бухгалтерська програма BookKeeper автоматично враховує залишки з попередніх та поточного авансів, і ці суми відображає у відповідних рядках документа.